İnsan kaynakları, yinelenen ve hacimli görevlerle doludur. Bu yüzden İK’nın RPA’dan faydalanması verimlilik açısından büyük kazançlar sağlar ve işletme maliyetlerini düşürür. RPA ayrıca, manuel olarak yapılan işlemlerin çoğunu otomatikleştirerek, İK çalışanlarının çok fazla zaman alan işler yerine daha katma değerli işlere odaklanmalarını sağlar.
İK’da RPA’nın benimsenmesinin en önemli 5 ana faktörü aşağıdaki gibidir:
• Düşük işletme maliyeti
• Verimlilik
• Kalite ve uyumluluk
• Ölçeklenebilirlik
• Çalışanlaramonoton süreçler yerine daha aktif olabilecekleri yeni görevler atamak
RPA İNSAN KAYNAKLARI SÜREÇLERİNDE NASIL KULLANILIR?
RPA; bordro ve tazminat, izin yönetimi, zaman çizelgesi yönetimi vb. zaman alan işlem faaliyetlerini destekleyerek İK organizasyonunu büyütme potansiyeline sahiptir. RPA yazılımı ve araçları İK organizasyonunun yeteneklerini artıran ‘sanal bir asistan’ olarak işlev görür.
Çoğu RPA yazılımı, mevcut BT altyapısıyla sorunsuz bir şekilde entegre edilebilir. Bu da İK departmanında teknoloji destekli dönüşüm için tercih edilen bir teknoloji olmasını sağlar.
Aşağıda RPA’nın İK süreçlerinde nasıl kullanıldığını gösteren örnekleri inceleyerek, robotik süreç otomasyonunun İK süreçlerini nasıl etkilediğine dair bir fikir edinebilirsiniz:
• Açık pozisyonların şirketin web sitesinde veya belirlenmiş iş portallarında yayınlanmasını otomatikleştirir; başvuru sahiplerinin ön taramasının yapılmasını ve mülakatların planlanmasını sağlar. Ayrıca başvuru sahibinin durumu hakkında otomatik bildirimde bulunur.
• RPA, bir pozisyon için ilk başvuru gönderilmesinden yeni işe alım sürecinin tamamlanmasına kadar birden fazla sistemde başvuru sahibi hakkında bilgi yönetimini otomatikleştirir.
• Yeni katılım verilerini değerlendirir, hazırlar ve oluşturur. İlk iş gününün hazırlanması için farklı kurumsal sistemlerde bilgileri akıcı hale getirir.
• Performans inceleme formlarının çalışanlara ve yöneticilere gönderir, verileri inceler, verileri birden fazla sistemde besler, çalışanları ek gereksinimler hakkında bilgilendirir, görüşmeleri planlar, önceden tanımlanmış çalışan performans raporlarını programa göre yayınlar.
• Bordro girişlerini, katılım verilerini, brüt ve net maaşın hesaplanmasını, maaş bordrolarının çevrimiçi dağıtımını vb. süreçleri yönetir.
• Bildirim ya da e-posta yoluyla çalışanları mevcut faydalar konusunda eğitir, birden fazla sistemden veri toplayarak faydaların kullanımı hakkında analitik raporlar oluşturur.
• Gönderilen verileri kontrol eder, kural tabanlı kayıtların tanınması için e-posta gönderir ve bordro sistemlerine veri aktarır.
• Çalışan şikayet taleplerini takip eder, vakanın erken tamamlanması ve daha yüksek görünürlük için bildirimler gönderir.
• Düzenli anketler başlatır, verilerin tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol eder ve daha sonraki işlemler için yönetim raporları oluşturur.
• Çalışan kayıtlarını otomatik olarak gözden geçirir, günlük izin kayıtlarını tutar.
• Hataları düzeltmek ve bordro doğruluğunu en üst düzeye çıkarmak için eksik bilgileri çalışanlarınıza veya yöneticinize bildirmenizi sağlar.
• Birden fazla dosyadan veri ayıklar, temizler ve bordro sistemlerine girer.
• Raporların otomatik oluşturulmasını desteklemek için veri yakalama ve temizleme yapar.
• Karmaşık periyodik raporlama gereksinimlerini karşılar.
• Tanımlanmış iş mantığına dayalı standart giderlerin ve onay verilerinin sistemlerde otomatik olarak onaylanmasını sağlar.
• Birden fazla sistemi uygun bir süre için kontrol ederek mülakatları planlar, e-postalar gönderir, gereksinimlere göre yeniden planlar ve gerekirse manuel müdahale ister.
İK süreçlerinizde RPA’dan yararlanarak;çalışan verimliliği, zaman ve maliyetten tasarruf sağlamak için Onicorn hizmet ve çözümleriyle tanışın. Hemen bizimle iletişime geçin, İK süreçlerinizi RPA ile nasıl dönüştürebileceğimizi planlayalım.
